3月23日和24日，亿康先达召集了30位全球领先的企业事务和传播高管，讨论他们在帮助其组织应对COVID-19大流行方面发挥的核心作用。尽管人们普遍认为，危机中的沟通至关重要，但这种前所未有的全球形势继续给领导组织沟通工作的人带来独特的挑战。对于在不同时间以不同方式经历这场危机的团队、客户、股东和其他利益相关者，你会说些什么呢?你什么时候说的?当传统的渠道、接口和外联的节奏不再合适并不断变化时，你如何有效地做到这一点?
对话产生了下列主题:
为危机及其后制定优先次序
由于在危机中对内部和外部沟通都有很高的要求，作为组织的企业声誉和品牌的管理者，企业事务和传播领导者必须将他们的注意力分散在危机和长期的企业声誉和传播目标之间。他们需要确保所有渠道的沟通都是正确的基调，在正确的时间发表，并加强组织在内部和外部关键群体眼中的声誉。通讯活动的数量和速度、所涉及问题的敏感性，以及通讯和公司事务团队现在基本上都是远程工作，都增加了这种复杂性。在这种充满挑战和变化的环境下，参加我们虚拟会议的高管们提出了以下建议:
为沟通团队和业务建立一套明确的COVID-19沟通原则，并遵守这些原则。一位首席品牌和传播总监建议，公司应该建立并向业务(特别是营销和业务团队)分发一套原则和标准，包括他们应该传播什么，使用的渠道，语调，方法和采用的风格(与整体公司立场一致)。如果情绪或情绪出错，并被认为是在利用当前的情况，很可能会导致主要客户和涉众的反弹。在这个时候，拥有一套关于沟通的“做什么、为什么、怎么做”的清晰原则，还能让沟通团队从所有的杂音中提炼出关键工作，并将其优先级降低到最低程度。“我们有2000个人给我们提供关于内容和营销的想法，我们需要专注于两三个真正能很好执行的想法，”她说。“如果没有标准和原则，这将只是一种活动的增殖。”
让外部机构成为你的耳目。一家通信机构的高管表示，他们的客户正在向他们寻求帮助，以便在信息传递中获得正确的语气，并提供一个了解竞争对手在做什么的视角。“找一个远离你日常生活压力的人，给你一个局外人的视角，这是有帮助的。”此外，当涉及到承担团队中危机沟通的额外责任和调整长期沟通策略时，外部机构已经显示出了自己的帮助。
发展新的伙伴关系——内部和外部。一些参加了虚拟会议的沟通主管指出了在整个组织中建立新的伙伴关系的重要性，这在危机模式和危机后的新常态中都是必不可少的。除了与人力资源和他们经常接触的团队(如市场和销售)密切合作外，通信主管还与IT和其他职能部门密切合作。雷竞技下载官方版“我个人认为，我们无法独自解决这个问题，”一位全球公关主管表示。他补充说，他和他的团队正在整个组织内积极探索新的合作伙伴关系，并与新的外部合作伙伴合作，特别是在什么是必要的和业务关键服务的概念发生变化的情况下。
这也是一个加强当地和全球传播团队之间伙伴关系的机会。随着COVID-19疫情从亚洲蔓延到世界各地，不同地区的领导人正在记录他们如何在当地处理危机，作为帮助后来人应对危机的剧本。“我们所有的举措都有记录，我们正在生产工具包，以便任何人都能适应他们的市场，”公司事务负责人解释说，他的全球团队一直在与当地运营的管理层密切合作，后者一直在更换生产线生产洗手液。加强企业事务和传播可以为组织带来的价值。这次危机再次突出了企业事务和传播职能在迅速解决不断发展的危机中的关键业务问题方面所能发挥的重要作用。对于许多应来电的人，尤其是在跨国公司工作的人来说，一个关键的商业挑战是，面对世界各地不同的、不断变化的政府建议，如何制定一致的立场和沟通策略，特别是在各国在这场危机的各个阶段都在相互学习的情况下。这使得商业领袖们在很大程度上依赖于他们的企业事务和沟通职能，从复杂的业务中提炼出一些清晰的信息。雷竞技下载官方版这些团队还被广泛利用，以促进亟需的与政府的双向接触，使企业能够分享他们从其经营的其他市场学到的见解和教训，并在危机管理方面取得进一步进展。这种对话和信息共享对于帮助各国政府制定应对危机的措施，使关键行业和基本服务能够继续发挥作用至关重要。
一位企业事务负责人指出，她的团队被依赖的主要目的有两个:一是充当政府向企业提供建议的可信赖渠道，二是对世界各国政府提出的多项要求作出一致一致的回应。另一些人指出，它们在与当局传播与其销售的产品和服务有关的关键公共卫生信息方面发挥了关键的伙伴作用。在电话会议中，一名高管讨论了他的团队在迅速解决香港一则新闻报道引发的对新冠病毒可通过宠物传播的担忧方面所发挥的作用。在24小时内，他的团队与政府部门合作，收集了领先的科学建议，然后通过视频、发布的常见问题解答和跨多个平台的指导材料在内部和外部进行大规模传播，为他们的全球团队和全球数百万宠物主人提供安慰和指导。
改变内部沟通的面貌
随着组织受到的大规模破坏、对健康和安全的关切以及世界各地政府指导的迅速变化，有效的内部沟通从未像现在这样受到重视和赞赏。参加我们虚拟会议的传媒界领导人强调了以下必要性:
开发所有员工都能广泛访问的真实信息。在这种环境下，仅靠发给全体员工的电子邮件是不够的。许多公司发现，来自领导的非正式信息更能引起共鸣，因为它们的语气和感觉更真实。然而，许多高管不习惯这种不那么结构化的沟通方式，他们希望自己的沟通团队能提供在这场危机中如何最好地与员工沟通的建议——尤其是当你需要一些关键信息被听到的时候。一位全球传播主管表示:“我们在视觉化、简短形式、结构较松散的沟通上加倍投入。”其他人则讨论了企业高层更频繁地发布短视频，以个性化信息，同时使用虚拟“咖啡会议”等工具，其间穿插着更轻松和积极的交流。这是至关重要的，如果团队感觉参与“业务照常进行”的活动，在这一延长的中断期间仍然必须继续。对于那些拥有一线或基本员工、无法自我隔离、被置于比其他人更高风险的公司来说，这一点尤为重要。因此，确保他们感受到支持，并重视他们所做的工作是至关重要的。
许多人在电话会议上指出的一个挑战是，在这些领导信息中把握正确语气的重要性。一位沟通负责人指出了对危机过于慷慨和不现实的诱惑:“随着我们的发展，我们正在认识到，这是一个非常不确定的世界……领导者需要提供保证，但在向团队传递信息方面也要现实。”企业事务和沟通负责人在帮助首席执行官和高管正确传达这一信息方面至关重要。R利用内部的外部沟通渠道。随着消息传递类型的变化，通信通道也会发生变化。一些公司正在转向通常用于外部沟通的渠道，并将这些渠道用于进一步与员工沟通——尤其是那些处于危机第一线、无法使用内部沟通平台的员工。一个组织正在利用其内部广播功能与员工互动。“我们正在使用我们的系统主持封闭的广播节目，讨论人员配置、我们如何保持运营，并允许人们提问，”这位通信负责人说。另一位高管解释了他的团队如何使用一连串的WhatsApp消息来分发最新的通讯信息。他们安排高级领导人通过WhatsApp向直属团队发布每日更新，内容由中央通信部门在每日危机管理会议后准备和分享。其他人则指出，他们成功地使用LinkedIn、Facebook和Instagram作为与团队互动的一种方式。
这种不断变化的沟通组合也导致了团队和责任的重新调整。一位高管解释说，他们已经改变了沟通团队成员的职责，以反映这些新的优先事项。“我们已经将团队从媒体关系转移到社交渠道，我们的团队成员通常专注于市政厅或活动，现在正在帮助我们的销售团队进行沟通，并通过Zoom和WebEx等替代平台支持业务。”建立并坚持沟通的节奏。除了信息和渠道，交流的节奏也很重要。有些组织已经确定了每周来自高层的一定数量的信息，并预先指定了渠道，以便人们知道从哪里看和期待这些信息。另一些公司则采用了一种更加非正式的方式，利用WhatsApp和Microsoft Teams等渠道，允许组织内的不同小组在一个持续的、不那么结构化的环境中进行交流。参加虚拟会议的一些沟通负责人强调了媒体的节奏。“这是沟通的规律性和节奏，”一位全球企业事务负责人解释说。
在一个新的遥远世界中重新定义领导力的可见性
领导者如何确保员工在不靠近任何人的情况下也能感受到自己的存在?高管们发现自己需要远程“走步”——视频聊天、虚拟咖啡休息时间、团队会议，有时只是拿起电话，而不是发邮件。然而，并不是每个高管都对这些新渠道感到舒服。一位高管解释说:“上周，我第一次召开了虚拟执行委员会会议，首席执行官抱怨说，‘该死，我不敢看你的眼睛。’”在这些情况下，沟通专业人士扮演着关键的角色，为首席执行官和其他领导者提供指导，告诉他们如何在不面对面的情况下培养一种真正的高管风度并实现目标。
这种可见度的需要也以认可的形式延伸到雇员身上，这对必须继续在现场工作的基本雇员尤其重要，因为他们别无选择，可能会更强烈地感受到他们所面临的潜在健康风险的压力。一位参加电话会议的人说:“我们正在使用Facebook和其他渠道，并设法强调对同事的赞赏，表彰那些付出额外努力的人。”
一位通讯主管指出，确保人们理解他们所做的工作很重要，而且受到重视是很重要的。他补充说，就他们的情况而言，“我们需要让人们知道，他们的日常工作正在产生影响，人们做得很好。他们需要知道，他们提供的服务是有意义的。”
保持节奏，把冲刺留到终点
在应对新冠肺炎疫情时，许多领导人都在重新使用“这是一场马拉松而不是短跑”的古老格言。然而，马拉松比赛有指定的起点和终点线，而冠状病毒危机还没有已知的终点线。对于许多公司事务和沟通负责人来说，迄今为止，管理危机也像是一场短跑。
因此，沟通领导者积极地寻找方法来保持自己和团队的活力是至关重要的——尤其是在真正有价值的地方，沟通领导者会后退一步，从更广阔的战略角度看问题，而当你深陷其中时，这是很难做到的。
从对话中可以清楚地看到，关键是要无情地确定公司事务和沟通团队花时间的优先顺序，在整个业务范围内提供清晰而简单的一致指导，并利用内部和外部关系。
然而，同样重要的是照顾个人和自我，特别是在这将是一个漫长的旅程和它将是不可持续的所有时间。在混乱中，所有的企业领导者，包括处于其中的企业事务和传播负责人，都应该积极地休息一下，暂时停止专注于“做”，让自己站稳脚跟。这可以通过小行为或例行公事来实现——每天散步或锻炼，下午一杯茶，或与朋友视频聊天——但如果领导者想要在危机时刻保持个人精力和洞察力，这是成为一个真正的领导者所需要的。
